In veel organisaties staan ze nog ergens opgeslagen: oude servers, switches, laptops of storageapparatuur. Niet meer actief in gebruik, maar ook niet afgevoerd. “Voor het geval dat” of omdat het opruimen geen prioriteit heeft. Wat vaak wordt onderschat, is dat deze ogenschijnlijk onschuldige hardware juist een serieus risico kan vormen voor veiligheid, compliance en kostenbeheersing.
Waarom oude hardware blijft liggen
IT-afdelingen bewaren oude apparatuur meestal met de beste intenties. Denk aan reserveonderdelen, mogelijke herinzet of simpelweg gebrek aan tijd. Toch ontstaat hierdoor een grijs gebied waarin niemand precies weet:
- welke data er nog op de apparaten staat,
- of die data ooit correct is verwijderd,
- wie verantwoordelijk is voor beheer en beveiliging.
Juist dit gebrek aan overzicht maakt oude IT-apparatuur tot een onderschat risico.
Onzichtbare datarisico’s
Ook wanneer apparatuur niet meer actief wordt gebruikt, kunnen harde schijven en geheugenmodules nog steeds gevoelige informatie bevatten. Denk aan configuraties, gebruikersaccounts, logbestanden of zelfs volledige databases. Zonder gecertificeerde data-wiping blijft deze data technisch gezien eenvoudig te herstellen.
Voor organisaties in sectoren zoals de financiële sector, gezondheidszorg en overheid kan dit directe gevolgen hebben voor AVG-compliance en audits.
Compliance en aansprakelijkheid
Veel organisaties gaan ervan uit dat oude apparatuur geen onderdeel meer is van hun IT-verantwoordelijkheid. In werkelijkheid blijft de organisatie juridisch aansprakelijk zolang data niet aantoonbaar is verwijderd. Bij een datalek moet je kunnen bewijzen dat je passende maatregelen hebt genomen.
Qualified Networks zorgt bij afvoer of inkoop van hardware voor een aantoonbaar proces, inclusief certificering en rapportage. Zo voldoe je aantoonbaar aan wet- en regelgeving en voorkom je discussies achteraf.
Verborgen kosten en gemiste waarde
Naast veiligheidsrisico’s brengt het bewaren van oude hardware ook financiële nadelen met zich mee:
- Opslagkosten: ruimte in serverruimtes of magazijnen wordt onnodig bezet.
- Beheerkosten: tijd en aandacht van IT-medewerkers voor apparatuur die geen waarde toevoegt.
- Waardeverlies: IT-hardware daalt snel in marktwaarde naarmate tijd verstrijkt.
Via asset recovery kan oude apparatuur vaak nog financiële restwaarde opleveren, die ingezet kan worden voor nieuwe investeringen of duurzame initiatieven.
Van risico naar circulaire kans
Organisaties die structureel omgaan met oude IT-apparatuur, integreren dit in hun circulaire IT-strategie. Daarbij wordt hardware niet gezien als afval, maar als grondstof voor hergebruik, refurbishment of gecontroleerde recycling.
Qualified Networks begeleidt dit proces van inventarisatie tot veilige afvoer. Apparatuur wordt getest, data wordt gecertificeerd verwijderd en waar mogelijk opnieuw ingezet. Zo verklein je je ecologische voetafdruk en voorkom je onnodige e-waste.
Grip krijgen op je IT-lifecycle
Het structureel opruimen van oude IT-apparatuur vraagt om beleid. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor lifecycle-management in combinatie met Third Party Maintenance. Hierdoor blijft hardware langer inzetbaar, terwijl afvoer en vervanging gecontroleerd plaatsvinden.
Deze aanpak verlaagt risico’s, maakt kosten voorspelbaar en versterkt de continuïteit van de IT-omgeving.
De impact voor jouw organisatie
Door oude IT-apparatuur actief te beheren in plaats van te laten liggen, voorkom je beveiligingsrisico’s, voldoe je aan wetgeving en haal je maximale waarde uit je hardware. Wat eerst een vergeten stapel apparatuur was, wordt zo een strategisch onderdeel van je IT- en duurzaamheidsbeleid.
Wil je inzicht in welke apparatuur binnen jouw organisatie een risico vormt of nog waarde heeft?
Neem contact op met onze specialisten voor een vrijblijvende inventarisatie.
